FAXって起業に必要なの？ FAXの便利な使い方も紹介！

起業する際には、さまざまな準備が必要になります。
インターネット回線や電話などといった通信設備を整えることも重要です。

最近ではインターネットの普及により、FAX機器の存在自体が減少しています。
とはいえ、FAX番号の必要性を感じる方もいるかもしれません。
ここでは起業の際にFAX番号が必要かどうかについてご紹介していきます。

■FAXは需要があるのか

近年、オフィスにおいてFAXを利用すること自体少なくなってきています。
実際に取引先へ資料を送る時はメールなどを利用することが多いでしょう。
しかし、ここで重要なのは取引先が「FAX」を利用している場合があるということです。
FAX機器の存在が減少しているといっても企業間では、いまだ見積書などの書類をFAXでやり取りしています。

たとえ、FAXを受信することはほとんどないとしても、取引先から「資料をFAXで送ってください」とか「注文はFAXで受け付けます」などFAXを送信することを求められます。
送信だけでしたら近くのコンビニでも可能ですが、頻繁に発生するようになるとわざわざコンビニに行く時間が仕事の邪魔になるかもしれません。
取引先のことを考慮し、業務の効率化を考えると企業する際にはFAXを準備しておいたほうが良いと言えるでしょう。

FAX機器を準備しておくというやり方のほかに、インターネットFAXというサービスも浸透してきています。

■取引を行う際の信頼感につながる

名刺に記載する固定電話の番号のように、FAX番号が記載されていることで取引先にも安心感を与えることができます。
信頼度をあげるためにもFAX番号は必要だと言えるでしょう。

■インターネットFAXとは？

従来型の紙のFAXは受信内容が業務に関係ない人の目に触れたり、紛失する可能性もあるなど情報保護からは問題点も指摘されています。

そこで、紙ではなくデータとして受け取ることができるのが、インターネットFAXです。
専用のFAX番号が提供され、その番号に届いたFAXがデータ化して届きます。

またメールにファイルを添付して送ることでFAX文書としての送信など、FAX配信業務が効率化されます。
最近はスマホからでもFAXの送受信ができるようになっています。
スマホやパソコンからでも全国の市外局番を使うことができるため、取引先からは通常のFAXを使っているように見えます。

■便利な使い方

・大量に一括配信する時

法人向けのDMなどを大量に一括配信する際には、文章作成から送信までの流れが自動化され簡潔にできるため便利です。

・帳票のやり取りが多い時

見積書や注文書などの帳票のやり取りが多い時は、手間が省けるだけでなく、送信ミスなども減るため業務にとっても効率が良いです。

以上のようにFAXは、取引先への信頼にもつながりやすいと言えるでしょう。
起業を検討されている方は、FAXの導入も準備してみてはいかがでしょうか。
 

 

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