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【バーチャルオフィスの郵便物受け取り】気になる5つの取り扱いポイント

バーチャルオフィスの郵便物の取り扱いは、運営会社ごとに異なります。利用を検討する際は、郵便物の受け取り方法や料金についてしっかり確認しておきましょう。

今回はバーチャルオフィスの郵便物の取り扱いについて、詳しく解説していきます。あわせておすすめのバーチャルオフィスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスとは?

バーチャルオフィスとは、仕事に必要な住所や電話番号などを借りることができる、新しいオフィス形態です。実際に不動産を借りて、お客様や取引先をお招きする実店舗や事務所を構えるわけではありません。

あくまでも住所を借りるだけですが、バーチャルオフィスでも、仕事に必要な郵便物や宅配物を受け取ってもらうことは可能です。住所地に従業員が常駐していなくても、取引先と書類や物品のやりとりができるため、安心して利用することができるでしょう。

バーチャルオフィスの受け取りサービスは、荷物が到着したらメールで利用者に通知を配信し、自宅に転送するか、指定の店舗で受領するのが一般的ですが、サービスの内容や配送方法は運営会社によってさまざまなので、契約前に確認しておきましょう。

ただ、すぐに郵便物を受け取れるわけではありません。郵送物は送り主からバーチャルオフィスへ配送されます。それから利用者の自宅や指定先へと発送されるため、受け取りまでには時間がかかることを理解しておいてください。

バーチャルオフィスでの郵便物の扱い

バーチャルオフィスを利用する前に確認しておきたい、郵便物や荷物の取り扱い内容を詳しく解説していきます。

1.郵便物の受け取りにかかる料金

バーチャルオフィス選びで最初に確認すべきは、郵便物の受け取りにかかる料金です。

費用は運営会社ごとに異なり、転送にかかる料金が月額利用料に含まれているところもあれば、利用者の実費負担となるところもあります。サービスの利用頻度を考慮してからサービスを選びましょう。

バーチャルオフィスからの郵送物の配送は、郵送による転送か、店舗に出向いての引取りかのどちらかです。店舗引取の場合は基本的に無料ですが、店舗引取に対応していないバーチャルオフィスもあるので、必ず確認しておきましょう。

2.バーチャルオフィスで受け取れないもの

バーチャルオフィスで受け取れない郵送物もあるため、事前に確認が必要です。

基本的に普通郵便やダイレクトメール、メール便をはじめとする一般的な荷物であれば、問題なく受け取ってもらえます。しかし、受け取り主のサインが求められる郵送物や次に紹介する特殊な荷物は、運営会社によって対応が分かれます。

バーチャスオフィスを取り扱うKarigoの規定を紹介していきます。

・銀行口座開設の通知をはじめとする、住民票を置かなければ届かない郵送物
・利用明細以外の、クレジット関係の郵便物
・年金通知
・裁判所などから送付される、公的、法的効力のある文書
・現金書留
・生ものや生き物
・3辺の合計が120cmを超える大型荷物
・大量のエクスパック
・そのほか、店舗が不適当と判断したもの

仕事で特殊な郵送物の配送を頻繁に受ける場合は、契約前に運営会社に相談しておくと安心です。

3.代引きや着払いの荷物は受け取れる

代引きや着払いで届いた荷物は、バーチャルオフィスで受け取ってもらえるケースが多いです。重要な郵送物が料金不足で届いた場合でも、受け取ってもらえれば安心でしょう。

ただし、代引きや着払いの荷物に対応していないバーチャルオフィスもあるため要注意です。料金の額によって対応が分かれるケースもあれば、事前にデポジット(預かり金)を求める運営会社もあるので、忘れずに確認してください。

4.届いた郵便物の確認はできない

基本的にバーチャルオフィスでは、利用者の郵送物の開封確認ができません。届いた郵送物の内容を早く知りたい場合は、メールなどによる通知サービスをチェックしましょう。

通知サービスが充実していれば、大事な郵便物や荷物を見逃すリスクを減らすことが可能です。1日分をまとめて通知するケースもあれば、郵送物の受け取りの都度連絡してくれるサービスもあるので、利便の良さを重視して選びましょう。

5.郵便物を破棄してもらえる

不要な郵送物を廃棄してもらえるかも、チェックしておきましょう。あらかじめ送り主などを設定しておけば、郵便物の破棄に対応しているバーチャルオフィスは多いです。

なかには一定の保管期間を設けていて、受け取り手続きをしないまま期間を経過した場合は自動で廃棄するサービスもあります。事業が拡大すると、1日に多くの業務外の郵送物が届くため、賢く活用しましょう。

Karigoのバーチャルオフィスなら郵便物の受け取りも安心

バーチャルオフィスを提供しているKarigoでは、徹底した郵送物の取り扱い管理を行っているため、安心して郵便物や荷物を受け取ることができます。バーチャルオフィスで受領後の荷物の紛失をはじめ、さまざまなトラブルを未然に防げるので、ぜひ利用を検討してください。

ビジネスで送られてくる郵送物には、重要なものが多く含まれています。そのためバーチャルオフィス選びでは、郵送物受け取りサービスの利便性だけでなく、運営会社の安全性も重視する必要があります。

その点、Karigoではオリジナルの荷物管理システムを採用していて、24時間365日、郵送物の履歴管理を実施しています。徹底したコンプライアンス管理とシステム、業務フローを取り入れているため、安心してお任せいただけます。

今では当たり前となっている利用するお客様の本人確認や郵送による住所確認も、法律が施行される前から実践しています。

2006年に銀座で1店舗目がオープンしたKarigoは、現在は全国50拠点を展開しており、多くの選択肢のなかから、お客様にぴったりのオフィスを選ぶのにも役立ちます。

まとめ

初期費用をかけずに起業するなら、時店舗や事務所をもたないバーチャルオフィスが便利です。とはいえ郵便物の取り扱いによっては利便性が分かれるため、慎重に選びましょう。

郵送物の取り扱い管理が徹底しているKarigoなら、大事な郵送物や荷物を安心して任せられます。安全性を重視する方は、ぜひ利用を検討してください。


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