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バーチャルオフィスの電話サービスの内容を紹介!

近年、さまざまなコミュニケーションツールが急速に普及していますが、ビジネス上ではまだ固定電話が利用される場面が多くあります。これから起業する方にとっても、固定電話番号は必要でしょう。

バーチャルオフィスでは、電話関連のオプションサービスが用意されています。この記事では、バーチャルオフィスで利用できる電話サービスを紹介します。

【5つ】バーチャルオフィス電話関連オプションサービス

バーチャルオフィスで利用できる主な電話関連のオプションサービスを紹介します。提供しているサービスはバーチャルオフィスによって異なるため、利用前に確認しておきましょう。

1.電話転送サービス

電話転送サービスは、契約したバーチャルオフィスの電話番号にかかってきた電話を、利用者が指定した携帯電話や固定電話に転送するサービスです。

ただし、転送元の固定電話からは発信できないため、注意が必要です。また電話をかけた側には転送されたことがわからない仕組みになっていることが多いことから、外出先等で転送された電話を受けると、オフィスにいないことや電話が転送されていることが知られてしまうかもしれません。

2.電話代行サービス

専用の固定電話番号をレンタルして、秘書を代行するスタッフや受付スタッフに電話応対してもらうのが、電話代行サービスです。

指定した屋号や社名で電話を受け、「社長(担当者)は不在」という形で対応します。相手の名前、連絡先、要件などかかってきた電話の内容を簡潔に承り、利用者にメールなどで受電した旨をすぐに連絡してもらえます。

3.クラウドPBX

クラウドPBXは、従来であればオフィス内に設置していた物理的な電話交換機を利用せず、クラウド上で電話システムを構築するサービスのことです。クラウドPBX単体で契約できるサービスもありますが、バーチャルオフィス自体がクラウドBPXを導入していることもあります。

バーチャルオフィスの一般的な電話サービスよりも柔軟性が高く、クラウドBPXを別途契約する方も少なくありません。通常の固定電話よりも安く済み、バーチャルオフィスの契約が終了しても番号を変更しなくて良いというメリットがあります。

4.電話応対

電話応対サービスに対応しているバーチャルオフィスであれば、代行で電話に出たスタッフの対応の仕方を決めることができます。電話対応が統一されていれば、企業としてもきちんとした印象を与えることができるでしょう。

5.インターネットFAX

バーチャルオフィスの中には、インターネットFAXに対応しているところもあります。インターネットFAXは、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うサービスのことで、受信したFAXはPDFファイルとしてメールで受け取ることができます。

FAXを利用する機会は以前より減ってきているとはいえ、必要な場面がないわけではありません。インターネットFAXを導入していれば、どこにいてもFAX受け取ることができます。

ただし受信のみで送信はできないこともあるため、事前に確認しておきましょう。

【メリット・デメリット】バーチャルオフィスに電話サービスは必要?

昔に比べて利用される機会が少なくなった固定電話ですが、バーチャルオフィスを契約する際には電話サービスもつけた方が良いのでしょうか。

ここでは、バーチャルオフィスで電話サービスを契約するメリットとデメリットについて説明します。

メリット

電話サービスの大きなメリットは、法人登記や銀行等の法人口座開設に利用できることです。法人登記は携帯電話番号も利用できますが、変更になったら登記内容も変更しなくてはならないため、固定電話番号を持っていたほうが便利でしょう。

また、銀行口座開設やローンの利用にあたっては、固定電話番号が必要となることが多いです。

なにより顧客にとっては、固定電話番号がある方が好印象です。携帯電話番号のみだと不安に思われてしまうかもしれません。

また、固定電話番号があれば、個人の携帯電話番号が不必要に知られることはありません。個人情報保護に役立つという点でも、バーチャルオフィスの電話サービスの利用はおすすめです。

デメリット

バーチャルオフィスの電話サービスを利用するデメリットは、通話料が高いことです。電話利用が多い方にとっては、経費が高くついてしまうかもしれません。

また、バーチャルオフィスを解約すると、オプションサービスである固定電話番号も使えなくなってしまいます。新たにオフィスや電話回線を契約すると違う番号になるため、顧客にも変更を伝える必要が出てきます。

さらにバーチャルオフィスの利用者が同じ電話番号を利用するため、一度に一人しか電話を受けることができないことや、FAXは対応不可か受信のみという場合もあります。

これまでバーチャルオフィスでは、都内の市外局番である「03」番号の取得が可能でしたが、電気通信事業法改正により、2022年5月22日をもって利用できなくなります。そのため、現在も03番号などの市外局番を提供している業者には注意しましょう。

バーチャルオフィスのKarigo電話オプションサービスはここが違う!

さまざまなメリット・デメリットのある電話オプションサービスですが、弊社Karigoでは独自のサービスを備えています。

ここでは、Karigoのバーチャルオフィスを契約すると利用できる電話サービスを紹介します。

おまかせ電話代行サービス

起業や副業を始める方、小規模事業者の方などは、多忙な中で電話応対が難しい場合があるかもしれません。そのようなときにおすすめなのが「おまかせ電話代行サービス」です。

「おまかせ電話代行サービス」では、電話応対の代行や、かかってきた電話の転送、時間外ガイダンスを流す対応を行っています。

利用者専用の固定電話番号が用意されているため、事前に番号や回線を用意する必要はありません。もともと利用している固定電話番号があれば、そのまま利用するナンバーポータビリティも可能です。

秒速FAX送信

FAX送信に対応していないバーチャルオフィスは多いですが、Karigoでは「秒速FAX送信」というサービスを提供しています。これは送信したい書類をPDFの形でブラウザやメールで設定し、送信したいFAX番号を選択すればすぐに送信できるサービスです。

FAXの利用は減りつつありますが、ビジネスでは急に必要な場面が出てくることも珍しくありません。コンビニでもFAX送信は可能ですが、それよりも簡単でスピーディに送信できることがメリットです。

そのほか「ボイスメール機能」など、karigoは利用者の業務をサポートする充実したサービスが利用できます。弊社の電話サービスを利用したい方やご関心をお持ちの方は、ぜひ一度Karigoにお問い合わせください。

まとめ

ビジネスにおいて、固定電話番号が利用される場面はまだまだ多く、その有無で個人や企業の信用度も変わってきます。バーチャルオフィスを利用するのであれば、電話オプションサービスの内容についても確認しておきましょう。

バーチャルオフィスのKarigoでは、法律に則った上で電話サービスの提供をしております。安心してご利用いただきたい方は、ぜひKarigoを検討してみてください。


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