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バーチャルオフィスとは?届いた荷物はどうなる?【荷物受取代行編】

 

バーチャルオフィスの6大サービス(住所貸し、荷物受取代行、共有FAX、転送電話、電話代行、会議室(デスクスペース))の2番めに重要とも言える「荷物受取代行」のサービスになります。

住所貸しで提供された住所を各種契約や届け出にて使用していれば、郵便物などが届きます。それを代わりに受け取るのもバーチャルオフィスのサービスの1つです。

昔から私設私書箱というサービスがありますが、それと非常に似ています。結局、顧客宛に届いた郵便物を代わりに受け取るサービスという事です。

提供を受けた住所に荷物が届いたらどうなるのか?私達の場合、下記のような手順で荷物を管理しております。

1.ポストへの投函もしくは、受取でお客様荷物を受領

2.荷物管理システムにて送り主他、情報を登録

3.システム設定によりお客様メールアドレスへ通知

1の部分。つまりは、受取の部分になりますがポイントが2つあります。新しいバーチャルオフィス事業者の場合、運営ノウハウが無かったり、配達員の認識不足で届かなかったりケースが多々あります。また、当社のように長年運営している場合でも配達員が変わると谷間で届かないお客様がごく稀(3年に全体で1件程度)に発生する場合もあります。もちろん、こういった事態が発生すれば原因を調べ、次に同じ理由で起こらないよう対策をしっかり講じています。

2の荷物管理システムは、当社にてオリジナルで作成した荷物管理システムです。到着の記録を残し、受取りや配達の記録を残す事で受領後の紛失やトラブルを防ぎます。管理システムへログインして頂ければ、24時間365日荷物の履歴や管理を行う事が可能です。

3は、荷物登録時に配信するメールになります。頻繁に届くと困るので、オフにする事も可能ですし、2つまでメールアドレスを設定する事も出来ます。

その後、対応方法は、お客様が指定した方法で対応が変わります。

  • (1)荷物転送
  • (2)店舗引取

荷物転送は、色々な転送方式(即時転送・週末転送・月末転送など)がありますが、早く言ってしまえば届いている荷物をひとまとめにして、お客様指定の住所へ送る方法です。店舗引取は、実施していない店舗がKarigo内でありますので注意が必要なのですが、店頭でお渡しする形となります。

荷物1つとっても受取、登録、保管、引き渡し。の順番があります。その中でやはり個人情報や機密情報が荷物には含まれます。私達は、個人情報保護の観点からプライバシーマーク(Pマーク)を取得し、法令他、ガイドラインやマネジメントシステムに則り、荷物を管理しております。お客様毎に区分けし、保管時は、鍵付きの書庫で保管。引き渡しや転送時の記録などを実施する事で、情報の保護と万が一、漏洩があった場合でも記録から原因を把握出来るよう取り組んでおります。

さらに荷物転送時は、お客様宛ての荷物が信書であった場合、日本郵便を利用し送付しております。安いからと法令に違反しつつ、送付する事は当社のミッションやコンプライアンスに抵触する為、行っておりません。

このようにKarigoのバーチャルオフィスでは、荷物管理に徹底したコンプライアンス管理とシステム、業務フローを取り入れ、サービス提供を実施しております。

 

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