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今話題のバーチャルオフィスを東京で選ぶには
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東京でバーチャルオフィスを選ぶには
賃貸オフィスで初期費用に巨額な費用をかけるよりも、安価で手軽に仕事が始められると人気のバーチャルオフィスは年々需要が高まってきています。ビジネスの中心となる東京にも数多くの物件があり選ぶのに迷ってしまいますが、どのようなポイントを基準にすればいいのでしょうか。
まず、入念に考えたいのが住所地です。都心の一等地を住所地に設定することができるのというのも大きな魅力のひとつですが、客層や業種がもつイメージと合っているかどうかがカギとなります。アパレル、IT、アイドル、雑貨など、それぞれに顧客からトレンドや信用を勝ち取っているエリアが既にあります。業種と住所地が連動することによって、顧客に信用や安心感を与える住所地となっているかどうか見極めることが大事でしょう。
住所地が決定したら次はサービス内容です。一般的に住所と電話番号をレンタルできますが、最近ではさまざまなオプションを利用できる業者も増えてきました。電話転送サービスだけでなく、電話代行まであるプランでは小規模企業などで発注や確認などの単純な電話対応に人件費を掛けたくない場合にはおすすめとなります。また、FAXの送受信や荷物受取サービスなどもあり、設備投資や再配達による経費を抑えることが可能です。
バーチャルオフィスの場合、借りている本人は自宅やカフェなどで業務をするためオフィスを訪れることはほとんどありませんが、クライアントは住所地が印刷された名刺を頼りに来訪することがあります。ワーキングスペースを持たないのも特徴といえるのですが、最近では基本プラン料金に数時間の会議室などのレンタル料金が含まれていて、商談や報告などに使うことができるものもあります。
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスには、東京でも高額な費用をかけずに一等地の住所地を取得できるなどのさまざまなメリットがあります。個人や少人数のグループでウェブサイトの運営やコンサルタント事業などを展開するにはピッタリで、学生がベンチャー企業を立ち上げたりする場合にも向いています。事務所にじっとしていることが少なく、外回りや営業、相手先の訪問が中心である業種で基本的に来客が少ないという業種でも活用できます。
例えば、日中は主に外回りでビジネス一等地である住所地が書かれた名刺を片手に営業をするコンサルタント業を一人でする場合、留守中はバーチャルオフィス運営会社がかかってきた電話の応対をしてくれて、帰宅後にまとめて用件を伝えてもらい折り返し電話をかけるということができます。住所と電話番号だけをレンタルできることを活かして、複数の事業を並行して行うことも可能です。メインとなる業務は社内で行い、別事業について電話転送により対応できるので、一ヶ所で2つの仕事を同時進行することもできます。
また、運営会社によっては、株式会社や合同会社の設立を代行して行うサービスを提供しているところもあります。会社設立には諸手続きと相当な時間が必要となりますが、代行サービスを活用することによって効率的に会社の設立を実現することができるのです。また、行政書士や司法書士の紹介により役員変更や商号変更などの登記変更ができるサービスを提供しているところもあり、個人で時間と労力をかけるよりもずっと効率的です。特に、一人で事業を展開する場合には、強力なサポートとして大いに活用できるでしょう。
知っておきたいデメリット
東京には、その住所地が名刺やホームページにあるだけで社会的な信用が得られる、一等地と呼ばれる地名が数多くあります。月々多額の費用をかけることなくその権利が得られるのは大きなメリットですが、デメリットもあることを事前に認識しておく必要もあります。バーチャルオフィスでレンタルできる住所地は、複数の会社が利用するのが普通です。クライアントがネットなどで住所地を検索すると、別の複数の会社名が表示されることもあるため事務所を構えていないことがわかってしまいます。但し、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを選ぶ以上、ここは避けて通れない部分であり、それが嫌なら最初から賃貸事務所を選択すべきです。
近年、振込詐欺の拠点とされることも増えているため、悪徳業者や詐欺グループの会社と同一住所になってしまう可能性も否定できません。気にいった住所地が見つかった場合には、ビルに入居しているテナントも含めてチェックしておくことが必要となるでしょう。
費用を抑えることができるのが大きなメリットとなっていますが、運営会社はさまざまなプランやオプションを用意しているため、場合によっては不要なオプションで無駄な経費がかかってしまうこともあります。電話代行サービスをオプションで付ける際にも具体的対応内容や料金をきちんと把握しておくことが必要と言えるでしょう。せっかく安く抑えたつもりが、さまざまなオプションを追加していくことによってレンタルオフィスを借りるより高くなってしまったら意味がなくなってしまいます。求める最低限のサービスや会議室の利用など使いたいオプションなどの内容と料金を事前にきちんと把握してから契約されることをおすすめします。
このように、いくつかのデメリットはあるものの、得られるメリットは大きいですし、デメリットとして注意点を知ることが成功につながるカギともなります。”
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